談簡報#005:從 Yahoo 實習帶走的簡報好習慣

這次策略行銷分析課程報告所使用的 Storyboard / 分鏡表
很久沒有寫「談簡報」這個類別的文章了!上次寫的時候是和大家分享在 Yahoo 實習時,怡志老師(老師的 Blog在簡報課程中談到的幾個演說原則(可見《如何設計出煽動人心的演講?》一文)。不過在 Yahoo 實習結束的 Final Presentation 之後,我一直到前天才有機會,在策略行銷分析的課堂上做簡報。

對於一個天性不愛說話的人來說(我比較喜歡靜靜地閱讀、聽別人說話抄筆記的場合),這麼久沒有練習在台上說話,其實是需要一段時間去找感覺、去藉由多次的準備來消除緊張感的,尤其是從星期六開始確定要上台、並且要自己做很久沒做的 Deck、並且要控制在 6 分鐘以內,老實說這些因素加起來,對我產生了一定程度的壓力。

不過也因為這些「不利」因素,迫使我去回想在 Yahoo 準備 Final 的密集一週,怡志老師教我們這個專案小組的一些準備簡報的方法。那個時候面對的狀況也很類似:時間緊迫、內容龐雜。如何在有限的時間、在眾多同場較勁的組別中,讓聽眾的腦中留下我們想傳達的 Key Point(s),準備簡報的方法就變得非常重要。

這次久違的簡報機會,我就試著去運用在 Yahoo「偷學」的幾個方法來準備這次的簡報:



》第零步:簡報的準備其實從內容討論中就開始了

由於是小組為單位的報告,而我只是為小組出征的代表,所以在簡報內容方面非常仰賴小組夥伴之間的合作。這次的簡報議題,是要找一間在形象上出包的汽車 or 房仲業者當作個案,去針對他們所面對的困境去做討論、分析、以及最後的建議。

我自己在討論過程中,就一邊想著「聽眾是誰?」、「你要講的故事是什麼?」、「期望聽眾留下些什麼?」這幾個怡志老師不斷提醒的內容要點,在腦中建構出一幅屆時上台的畫面,同時在團隊討論中理解到「故事的核心」是什麼?可以用什麼最簡單的方式,去幫助聽眾了解這個核心?其實從這個討論內容的階段開始,我們就已經開始在為簡報做準備了:

因為簡報本身就是一個把重點聚焦的過程,目的是要在那短短的 6 分鐘以內,幫助聽眾快速掌握到「故事的核心」,而不是在簡報過程中表現小組討論有多認真多努力。

》第一步:試著用「一小段」將故事寫完

討論結束後,簡報者的真正工作才開始。雖然討論過程中有抓到「故事核心」,但這也只是一個概念而已,所以我討論完的當天、在回家的路上就開始試著能不能用「一小段」來把這個故事講完。我覺得這個「一小段」的做法滿好的,如果說故事能夠用一小段就能清楚表達,那表示聽眾也比較可能記得你在說些什麼。

如果沒辦法用一小段說清楚的故事,通常也沒辦法在 6 分鐘之內清楚表達,此時就可以回頭去檢視「故事核心」是不是仍然太複雜?聚焦程度還不夠?這個過程不僅可以幫助聽眾理解,也可以幫助簡報者在簡報過程中,清楚知道今天的簡報關鍵點為何。

》第二步:別急著打開 PowerPoint,先拿起紙筆再說

擁有一小段故事後,就可以正式進入「做簡報」的過程。我以前的一個習慣是,先把 PowerPoint 打開,一邊想要講什麼一邊開始做簡報,但是這樣的做法很容易會做出太多頁數、太多不必要的文字、太多無用的視覺效果,收尾時就得砍掉一大堆頁面.....而就算自己以為很心痛地砍掉一大堆了,但實際上台時就會發現自己一直在切換簡報,聽眾完全不知道你在講些什麼。

Yahoo 實習的最後一週,我從怡志老師那邊學到克服上述問題的一個做法:Storyboard,不過我更喜歡把 Storyboard 當作是簡報時的「分鏡表」。做法就是在打開 PowerPoint 之前,先找一張紙、一支筆,把「一小段故事」要怎麼講給一格一格畫出來。

這個做法以積極面來說,可以幫助我們先去思考簡報劇情的鋪陳、哪些地方是聽眾非帶走不可的點、畫面&文字該怎麼安排才會清楚; 以消極面而言,可以在畫的過程中消除畫面上的雜訊、在計算畫面切換次數的同時,控制簡報的時間......等。在仔細處理完 Storyboard or 分鏡表之後,剩下的只是簡報的製作了。

》最後一步:簡報製作與持續不斷的演練

關於簡報製作,之前有寫過幾篇文章,不過我覺得像是怡志老師的部落格、或是幾本不錯的簡報書,都會寫的比我好,畢竟我也只是個初學者而已、到現在都還沒辦法克服簡報恐懼症。不過,我自己在做簡報上都盡量以「乾淨」、「簡潔」作為最高指導原則,例如一張 Slide 的字數通常不會超過 4 行、用滿版圖片取代無意義的拼貼、能不用動畫就盡可能不要用動畫......等。或許是因為很喜歡無印良品、Google、Apple 的關係,所以在簡報設計上都盡可能的去抓這些品牌給人的感覺,自己看的喜歡,聽眾大概也不會覺得厭煩。

簡報做完之後,在正式上台之前需要持續不斷地練習。像這次久違的簡報機會,我大概起碼完整的練習了 10 次以上,練習的過程中也再一次砍掉不必要的 Slide、並且把報告時間假定為 5 分鐘而不是完整的 6 分鐘,把時間能夠空出來、放多一點時間陳述故事的核心。最好的練習成果是,腦中能清楚地「看到」簡報的畫面,直接能面對空氣做完整的簡報,這樣上台時大概能拿到 70 - 80 分吧。

以上,就是我自己目前準備簡報時的一套簡化原則,還是要再次感謝暑假在 Yahoo 實習時,怡志老師的指導與提點,這套有系統的方法確實一用就看到效果,之後多練習應該更能克服自己超沒用的簡報恐懼症呀。


》延伸閱讀:怡志老師部落格文精選,我自己偷偷存下來放的三篇文章 --- 

《簡報 5 分鐘,5 分鐘簡報》《一分鐘電梯簡報》《如何贏得台大簡報比賽?》