談簡報#002:重新檢視「簡報」這門藝術。

“King of Presentation.”

想先問大家一個問題:

有沒有聽完一場內容很棒、講者很有魅力的簡報,
但事後想不起來剛剛講者到底在說什麼的經驗?
即便看了細心抄的筆記,還是丈二金剛摸不著頭緒呢?

那麼今天這篇文章可以幫助大家釐清一些事情。

從到政大企研所唸書之後,

每一周都有很多機會在各種場合「簡報」:不只在正式的課堂、商業競賽做簡報,
也在小組&實習時,用簡報的方式,來「行銷」自己的看法與論點。
但即使有這麼多的簡報機會,我也沒有想到可以多寫一些關於簡報的文章,
上一篇關於簡報技巧的文章,居然是去年 12 月寫的這一篇(將近整整一年!)、
談簡報者也有高下之分的這篇《簡報的三個層次》,大家有興趣可以點開來看看。

在這篇文章中,我點出簡報者應該站在聽眾這邊、據此設計簡報內容,
當簡報者越能在事前多考慮聽眾「想要知道些什麼」,
就越能從「只考慮自己想說什麼」的 發言人(Spokesman)
轉移到「考慮可以分享些什麼」的 分享者(Deliverer)
一直到最高階的、「考慮聽眾想知道些什麼」的 策展人(Curator)

我得承認:當時寫完這篇文章時,自己覺得已經掌握到一點簡報的精髓了,
但經過這一年,接觸到更多的簡報機會(自己講、聽別人講),
再回頭看看一年前寫的這篇時,才發現當時所寫的自信之作,
雖然寫的方向、原則、觀念沒有什麼問題,
卻少了一種「讓看的人可以拿去實用」的驅動力,常淪為紙上談兵。

總的來說,去年這篇文章點出了“What and Why”
卻沒有在字裡行間中交代“How to Do”

不過這幾天,
看到李怡志老師所寫的這篇《如何贏得台大簡報比賽?》
剛好發現自己去年文章中最缺乏的“How to Do”,
非常推薦大家認真的把裡面的內容讀一遍。

從老師文章中我得到最大的啟示,
在於解析一般人簡報的邏輯:
我們通常會依下面這張「組織架構圖」的方式來陳述論點。
沒錯,這的確是「我們(簡報者)」理解一件複雜事物的方式、
是我們分析、研究一個議題的思考方向,但卻不是「聽眾」理解內容的方式。
除非聽眾手中很早以前就閱讀過相關資料、甚至手上有簡報大綱(通常不可能),
否則用這種結構來論述一件複雜的事物,對於聽眾是不太友善的。

那麼該怎麼重新設計簡報?老師認為用下面這張「流程圖」的方式,
雖然看起來一直重複、重複,但這樣的方式對於聽眾而言是比較友善的,
透過在過程中不斷回到主論點、最後再 Review 論述 ABC 的方式,
讓聽眾能夠在簡報結束的同時,便能充分的掌握到簡報者想表達的內容。
「組織結構圖」的簡報方式,如同大部份企業組織結構的優點,
這是「比較好管理」的陳述方式,而這種陳述方式,
的確讓簡報者可以沿用先前消化資訊的方式、
不太需要工夫,向聽眾「報告」自己想要表達出來的內容。

但這樣的簡報方式,並沒有真正站在聽眾的角度去著想,
儘管簡報內容有前面所提「分享者」的程度,
卻也可能因為簡報的流程、簡報方式的問題,
而使得這場簡報沒辦法提升至「策展人」的高度。

假如改用流程的方式,則比較能站在「聽」的角度思考,
雖然這過程中會浪費掉許多時間、重複談先前已經談過的東西,
這用在企業管理的領域中,固然是一種資源的浪費,
但如同老師在文章中所提,在分秒必爭的簡報時間內,
有某些東西是可以做取捨的,至於該取捨些什麼,
之後可以和大家分享一些我看到的東西。

總之:原來一場簡報的要領,其實不只是內容、舞台技巧,
常常被人遺忘的,正是今天所談到的「流程」、「次序」。

結合去年到今年的體會,加上李老師的這篇文章,
我對於「簡報」這門學問有了個全新的體會:
絕對不是紙上談兵、根據簡報內容區分好幾個層次,
還要有「心」去處理這些內容、重新安排陳述的次序,
將它們重新設計成「真正站在聽眾角度」的一場好簡報!