談簡報＃005：從 Yahoo 實習帶走的簡報好習慣
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| 這次策略行銷分析課程報告所使用的 Storyboard / 分鏡表 |
對於一個天性不愛說話的人來說（我比較喜歡靜靜地閱讀、聽別人說話抄筆記的場合），這麼久沒有練習在台上說話，其實是需要一段時間去找感覺、去藉由多次的準備來消除緊張感的，尤其是從星期六開始確定要上台、並且要自己做很久沒做的 Deck、並且要控制在 6 分鐘以內，老實說這些因素加起來，對我產生了一定程度的壓力。
不過也因為這些「不利」因素，迫使我去回想在 Yahoo 準備 Final 的密集一週，怡志老師教我們這個專案小組的一些準備簡報的方法。那個時候面對的狀況也很類似：時間緊迫、內容龐雜。如何在有限的時間、在眾多同場較勁的組別中，讓聽眾的腦中留下我們想傳達的 Key Point(s)，準備簡報的方法就變得非常重要。
這次久違的簡報機會，我就試著去運用在 Yahoo「偷學」的幾個方法來準備這次的簡報：
》第零步：簡報的準備其實從內容討論中就開始了
由於是小組為單位的報告，而我只是為小組出征的代表，所以在簡報內容方面非常仰賴小組夥伴之間的合作。這次的簡報議題，是要找一間在形象上出包的汽車 or 房仲業者當作個案，去針對他們所面對的困境去做討論、分析、以及最後的建議。
我自己在討論過程中，就一邊想著「聽眾是誰？」、「你要講的故事是什麼？」、「期望聽眾留下些什麼？」這幾個怡志老師不斷提醒的內容要點，在腦中建構出一幅屆時上台的畫面，同時在團隊討論中理解到「故事的核心」是什麼？可以用什麼最簡單的方式，去幫助聽眾了解這個核心？其實從這個討論內容的階段開始，我們就已經開始在為簡報做準備了：
因為簡報本身就是一個把重點聚焦的過程，目的是要在那短短的 6 分鐘以內，幫助聽眾快速掌握到「故事的核心」，而不是在簡報過程中表現小組討論有多認真多努力。
》第一步：試著用「一小段」將故事寫完
討論結束後，簡報者的真正工作才開始。雖然討論過程中有抓到「故事核心」，但這也只是一個概念而已，所以我討論完的當天、在回家的路上就開始試著能不能用「一小段」來把這個故事講完。我覺得這個「一小段」的做法滿好的，如果說故事能夠用一小段就能清楚表達，那表示聽眾也比較可能記得你在說些什麼。
如果沒辦法用一小段說清楚的故事，通常也沒辦法在 6 分鐘之內清楚表達，此時就可以回頭去檢視「故事核心」是不是仍然太複雜？聚焦程度還不夠？這個過程不僅可以幫助聽眾理解，也可以幫助簡報者在簡報過程中，清楚知道今天的簡報關鍵點為何。
》第二步：別急著打開 PowerPoint，先拿起紙筆再說
擁有一小段故事後，就可以正式進入「做簡報」的過程。我以前的一個習慣是，先把 PowerPoint 打開，一邊想要講什麼一邊開始做簡報，但是這樣的做法很容易會做出太多頁數、太多不必要的文字、太多無用的視覺效果，收尾時就得砍掉一大堆頁面.....而就算自己以為很心痛地砍掉一大堆了，但實際上台時就會發現自己一直在切換簡報，聽眾完全不知道你在講些什麼。
Yahoo 實習的最後一週，我從怡志老師那邊學到克服上述問題的一個做法：Storyboard，不過我更喜歡把 Storyboard 當作是簡報時的「分鏡表」。做法就是在打開 PowerPoint 之前，先找一張紙、一支筆，把「一小段故事」要怎麼講給一格一格畫出來。
這個做法以積極面來說，可以幫助我們先去思考簡報劇情的鋪陳、哪些地方是聽眾非帶走不可的點、畫面＆文字該怎麼安排才會清楚; 以消極面而言，可以在畫的過程中消除畫面上的雜訊、在計算畫面切換次數的同時，控制簡報的時間......等。在仔細處理完 Storyboard or 分鏡表之後，剩下的只是簡報的製作了。
》最後一步：簡報製作與持續不斷的演練
關於簡報製作，之前有寫過幾篇文章，不過我覺得像是怡志老師的部落格、或是幾本不錯的簡報書，都會寫的比我好，畢竟我也只是個初學者而已、到現在都還沒辦法克服簡報恐懼症。不過，我自己在做簡報上都盡量以「乾淨」、「簡潔」作為最高指導原則，例如一張 Slide 的字數通常不會超過 4 行、用滿版圖片取代無意義的拼貼、能不用動畫就盡可能不要用動畫......等。或許是因為很喜歡無印良品、Google、Apple 的關係，所以在簡報設計上都盡可能的去抓這些品牌給人的感覺，自己看的喜歡，聽眾大概也不會覺得厭煩。
簡報做完之後，在正式上台之前需要持續不斷地練習。像這次久違的簡報機會，我大概起碼完整的練習了 10 次以上，練習的過程中也再一次砍掉不必要的 Slide、並且把報告時間假定為 5 分鐘而不是完整的 6 分鐘，把時間能夠空出來、放多一點時間陳述故事的核心。最好的練習成果是，腦中能清楚地「看到」簡報的畫面，直接能面對空氣做完整的簡報，這樣上台時大概能拿到 70 - 80 分吧。
以上，就是我自己目前準備簡報時的一套簡化原則，還是要再次感謝暑假在 Yahoo 實習時，怡志老師的指導與提點，這套有系統的方法確實一用就看到效果，之後多練習應該更能克服自己超沒用的簡報恐懼症呀。
》延伸閱讀：怡志老師部落格文精選，我自己偷偷存下來放的三篇文章 ---
《簡報 5 分鐘，5 分鐘簡報》、《一分鐘電梯簡報》、《如何贏得台大簡報比賽？》
